Online-Buchung für Ihr Wellness & Spa

Ein Wellnessbetrieb unterscheidet sich von einem gewöhnlichen Salon dadurch, dass an einem Tag mehrere Arten von Dienstleistungen zugleich zusammentreffen. Ein Therapeut gibt eine einstündige Massage, die Sauna läuft in Blöcken für eine Gruppe von Gästen, und dazwischen kommen Menschen für kürzere Anwendungen. Die Online-Buchung muss diese Vielfalt bewältigen, ohne dass Ihnen der Plan auseinanderfällt oder zwei Gäste dieselbe Kabine buchen.

In YourSalon arbeitet die Buchung deshalb nicht nur mit Zeit und Mitarbeiter, sondern auch mit der Kapazität und der Art der Ressource. Der Gast sieht auf der Buchungsseite nur die Termine, die für die jeweilige Anwendung tatsächlich frei sind, und den Rest regelt das System im Hintergrund. So müssen Sie sich nicht um die manuelle Vermeidung von Kollisionen kümmern.

Jede Dienstleistung im Wellness hat eine andere Buchungslogik, und YourSalon unterscheidet sie. Manche werden auf einen bestimmten Therapeuten gebucht, andere auf eine Ressource, die ihre eigene Kapazität hat.

• Anwendungen und Massagen – der Gast wählt eine bestimmte Anwendung, Dauer und einen Therapeuten, und das System belegt dessen Kalender für die genaue Zeit.
• Sauna und Kapazitätsdienste – Sie legen die Zahl der Plätze fest, und der Gast bucht in die freie Kapazität, bis der Block voll ist.
• Privat-Wellness – den ganzen Raum oder eine Kabine reserviert ein einzelner Gast oder ein Paar für eine vorbehaltene Zeit, sodass sich niemand sonst hinzufügen kann.
• Pakete und Kombinationen – mehrere aufeinanderfolgende Anwendungen in einem Besuch, ohne Wartezeiten nacheinander geplant.

Wellness-Gäste haben oft einen Lieblingstherapeuten und möchten genau zu ihm zurückkehren. Bei der Buchung können sie den Mitarbeiter daher selbst wählen oder die Wahl dem System überlassen, wenn ihnen die konkrete Person nicht wichtig ist.

1. Der Gast öffnet die Buchungsseite und wählt die Anwendung, die ihn interessiert.
2. Er wählt einen bestimmten Therapeuten oder die Option des ersten freien Termins.
3. Aus dem Kalender wählt er den Tag und die Uhrzeit, die ihm passen.
4. Er bestätigt die Buchung und erhält umgehend eine Bestätigung per E-Mail.

Die Kapazität ist im Wellness entscheidend. Eine Sauna fasst nur eine bestimmte Zahl an Menschen, von den Therapeuten haben Sie eine begrenzte Zahl, und ein Privatraum lässt sich immer nur einmal belegen. YourSalon überwacht all diese Limits gleichzeitig, sodass sich Ihre Buchungen nie überschneiden.

Im Kalender sehen Sie den ganzen Tag auf einmal – wer was gebucht hat, welche Saunablöcke voll sind und wo noch Platz bleibt. Freie Termine werden den Gästen automatisch nach der eingestellten Dauer der Dienstleistung und der Öffnungszeit angeboten, sodass Sie nicht von Hand rechnen müssen, ob noch eine weitere Buchung hineinpasst.

Wellnesscenter leben heute nicht mehr nur von individuellen Anwendungen. Eine immer größere Rolle spielen Gruppenservices – Atemübungsstunden, Saunaaufgüsse, Workshops über Entspannung oder Wochenendkurse. Diese werden ganz anders gebucht als eine Massage für einen einzelnen Gast.

Bei einem Gruppenservice legen Sie einen Termin und eine Kapazität fest, und die Zahl der freien Plätze wird den Gästen mit jeder Buchung abgezogen. Sobald die Stunde voll ist, hört das System auf, sie anzubieten. Die Gäste sehen so in Echtzeit, wie viele Plätze übrig sind, und Sie müssen keine Listen von Hand führen.

• Ein Termin, mehrere Teilnehmer – ideal für Stunden, Aufgüsse und Workshops.
• Automatische Kapazitätsüberwachung, sodass die Platzzahl nie überschritten wird.
• Erinnerungen an alle Angemeldeten auf einmal, damit sie rechtzeitig erscheinen.
• Überblick darüber, welche Kurse sich füllen und welche anzupassen oder abzusagen sind.

Ein vergessener Termin im Wellness kostet mehr als anderswo – er blockiert eine Kabine und einen Therapeuten für längere Zeit. YourSalon versendet deshalb automatische Erinnerungen per E-Mail, sodass der Gast den Besuch nicht vergisst. Das senkt die Zahl der Nichterschienenen und der Anrufe von der Rezeption.

Neben der E-Mail können Sie auch WhatsApp-Benachrichtigungen nutzen, die Gäste häufiger öffnen als die klassische Post. Die Erinnerung kommt dort an, wo der Gast ohnehin Zeit verbringt, und die Chance, dass er zur Anwendung erscheint, steigt deutlich.

Ein Wellnessbesuch endet selten nur mit der Anwendung selbst. Der Gast fügt an der Rezeption Kosmetik, einen Tee, ein Paket oder einen Gutschein hinzu. Die Kasse (POS) in YourSalon verbindet daher die Buchung mit dem Verkauf an einem Ort – aus der Gästekarte stellen Sie den Beleg für die Anwendung und den Zusatzverkauf auf einmal aus.

• Beleg für die Anwendung und verkaufte Ware in einem Schritt.
• Anbindung an das Inventar, sodass Sie verkaufte Produkte direkt vom Lager abziehen.
• Umsatzübersicht nach Tag, Mitarbeiter und Dienstleistungsart.
• Grundlagen für Provisionen und Löhne der Therapeuten, berechnet aus der erbrachten Arbeit.

Teure Anwendungen und Privat-Wellness lohnt es sich im Voraus abzusichern. Bei Gruppenangeboten können Sie eine Online-Zahlung direkt bei der Buchung verlangen, bei privaten Blöcken hilft eine im Voraus vereinbarte Anzahlung — sie stellt sicher, dass der reservierte Block tatsächlich genutzt wird.

Eine Anzahlung wirkt wie eine Verpflichtung – ein Gast, der bereits etwas gezahlt hat, sagt den Termin bei Weitem nicht so oft kurzfristig ab. Bei Privat-Wellness und Wochenendkursen mit begrenzter Kapazität schützen Sie damit sowohl die Umsätze als auch die Auslastung.

Für Wellness sind Gutscheine eine der stärksten Umsatzquellen. Ein Entspannungspaket gehört zu den beliebtesten Geschenken zu Weihnachten, zum Geburtstag und als Dankeschön, und oft kauft es jemand, der selbst zum neuen Gast wird. Der Verkauf eines Gutscheins bedeutet zudem Umsatz heute, auch wenn der Gast vielleicht erst in einem halben Jahr kommt.

In YourSalon stellen Sie Gutscheine direkt im System aus und erfassen sie. Beim Besuch wird der Code einfach an der Kasse eingelöst und der Restbetrag abgezogen. Sie haben den Überblick, wie viele Gutscheine im Umlauf sind, wie viele bereits eingelöst wurden und welchen Wert die Gäste noch halten.

Ohne Zahlen wird die Kapazität im Wellness nur nach Gefühl geplant. Die erweiterte Analytik in YourSalon zeigt, welche Anwendungen am meisten verdienen, wann Sie voll sind und wann die Kabinen umgekehrt leer stehen. Auf dieser Grundlage passen Sie den Plan der Therapeuten und das Paketangebot an.

Ein Online-Kalender ist ein großartiger Anfang, löst für sich allein aber nur die Hälfte des Betriebs. Die Buchung füllt Ihnen den Tag mit Terminen, sagt Ihnen aber nicht, wie viel Sie verdient haben, welche Anwendungen sich lohnen und ob Ihnen über ungenutzte Kapazitäten Umsätze entgehen.

Erst wenn sich die Buchung mit Kasse, Online-Zahlungen, Gutscheinen und Analytik verbindet, erhalten Sie ein vollständiges Bild des Geschäfts. YourSalon löst deshalb nicht nur das Buchen, sondern den gesamten Betrieb – vom ersten Klick des Gastes bis zur Abrechnung und Umsatzübersicht am Monatsende.

YourSalon wächst mit Ihnen. Es funktioniert für ein kleines Studio mit einem Therapeuten ebenso wie für ein großes Wellnesscenter mit Team, Sauna und eigenem Kursprogramm.

• Kleinere Wellness- und Massagestudios – ein oder zwei Therapeuten, denen ein übersichtlicher Kalender und Erinnerungen genügen.
• Spa- und Kurbetriebe – Kombination aus Anwendungen, Sauna und Privat-Wellness mit Kapazitätsüberwachung.
• Größere Center mit Team – mehr Mitarbeiter, Rollen und Berechtigungen, Provisionen und Gruppenveranstaltungen.
• Betriebe mit eigenem Programm – Kurse, Workshops und Aufgüsse, bei denen sich Gruppenservices anbieten.

Sie können ohne einen einzigen Cent starten. Die für immer kostenlose Version ist keine Testphase, die irgendwann endet – sie ist ein vollwertiger Start, mit dem Sie Online-Buchung und Kalender für Ihr Wellness in Betrieb nehmen. Sie eignet sich ideal für ein kleineres Studio oder um auszuprobieren, wie das System zu Ihnen passt, bevor Sie sich für Wachstum entscheiden.

Keine Installation, kein Server – alles läuft online, und der Gast bucht über den Link auf Ihrer Website oder über einen QR-Code an der Rezeption. Sobald Ihr Betrieb über die Möglichkeiten der Basic-Version hinauswächst, wechseln Sie ohne Datenverlust auf einen höheren Tarif.

Wenn das Wellness wächst, schätzen Sie den Tarif Unlimited, der die Limits aufhebt und Werkzeuge für die Steuerung des gesamten Teams und Angebots öffnet. Er eignet sich für Center mit mehreren Therapeuten, eigenem Kursprogramm und dem Anspruch, das Geschäft bis ins Detail zu verfolgen.

Die Einrichtung ist eine Sache von Augenblicken, und Sie brauchen dafür keinen Techniker. Es genügt, das Dienstleistungsangebot vorzubereiten, die Kapazität einzustellen und den Buchungslink zu veröffentlichen.

1. Legen Sie ein Konto in der kostenlosen Version an und füllen Sie die Grunddaten zum Center aus.
2. Fügen Sie Anwendungen, Saunen und Gruppenservices inklusive Dauer und Kapazität hinzu.
3. Stellen Sie die Therapeuten, ihre Pläne und die Öffnungszeit ein.
4. Teilen Sie den Buchungslink auf der Website und in den sozialen Netzwerken und platzieren Sie einen QR-Code an der Rezeption.
5. Verfolgen Sie Umsätze und Analytik und feilen Sie nach den Zahlen schrittweise an Angebot und Kapazität.