Wenn eine Färbung im System eine andere Dauer hat, als sie tatsächlich braucht, oder wenn der Kalender nichts von Ihrer Mittagspause weiß, häufen sich kleine Pannen: Buchungen überschneiden sich, zwischen den Terminen bleiben Viertelstunden frei, die niemand bucht, und Ihre Abende verbringen Sie damit, Termine am Telefon umzulegen. Am Buchungssystem selbst liegt das nicht. Entscheidend ist, wie es eingerichtet ist.
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung Ihrer Terminplanung im Salon. Sie lernen, die Behandlungsdauer festzulegen und sie vom Intervall zu unterscheiden, in dem das System Uhrzeiten anbietet. Sie erfahren, wie Sie Öffnungszeiten mit Mittagspause eintragen, wie Sie sie mit den Dienstplänen der Mitarbeiter abstimmen, wann eine Blockzeit und wann eine Pufferzeit die richtige Wahl ist und wie Sie Stornoregeln formulieren, die Kunden nicht abschrecken.
Der Leitfaden gilt für jedes Buchungssystem. Wo sich das Verhalten je nach Programm unterscheidet, sagen wir Ihnen, was Sie prüfen sollten. Wenn Sie lieber gleich mit der Praxis beginnen, springen Sie direkt zum Test mit 15 Fragen.
Kurz gefasst: 9 Regeln für einen gut eingerichteten Kalender
- Die Behandlungsdauer ist die Zeit, in der ein Mitarbeiter keinen weiteren Kunden annehmen kann: Vorbereitung, Behandlung und Bezahlen am Platz, dazu das Aufräumen, wenn Sie es nicht über eine Pufferzeit lösen.
- Behandlungsdauer und Intervall der angebotenen Uhrzeiten sind zwei verschiedene Einstellungen. Das Intervall legt nur fest, wann eine Buchung beginnen darf.
- Tragen Sie die Mittagspause als geteilten Arbeitstag ein (9–12 und 13–18), nicht als Blockzeit, die Sie jeden Tag von Hand setzen.
- Jeder Mitarbeiter braucht einen eigenen Dienstplan. Kunden sollen nur Zeiten sehen, in denen der Salon geöffnet ist und zugleich die gewählte Person arbeitet.
- Aufräumen, das nach jeder Leistung gleich lange dauert, kann eine einzige Pufferzeit abdecken; dann rechnen Sie es nicht in die Behandlungsdauer ein. Einmalige Ereignisse regeln Blockzeiten im Kalender.
- Feiertage, Urlaub und Ausnahmen tragen Sie mindestens so weit im Voraus ein, wie Kunden im Voraus buchen können.
- Jede Variante einer Leistung (etwa Schnitt mit Waschen) braucht eine eigene Dauer und einen eigenen Preis.
- Kunden müssen einen Termin ohne Anruf absagen oder verschieben können, und die Stornoregeln müssen sie vor dem Absenden der Buchung sehen.
- Machen Sie nach jeder größeren Änderung eine Testbuchung als Kunde, einschließlich Verschieben und Absagen.
Inhalt
1.Warum ein falsch eingerichteter Kalender den Salon Geld kostet
Eine schlechte Einrichtung zeigt sich selten als ein großer Fehler, sondern in Kleinigkeiten, die sich jeden Tag wiederholen. Sie kosten Zeit und Termine, die Sie hätten verkaufen können.
Lücken, die niemand füllt
Wenn eine Färbung im System 120 Minuten hat, Sie aber nur 105 Minuten dafür brauchen, bleibt nach jeder Färbung eine Viertelstunde, in der Sie schon fertig sind, die der Kalender Kunden aber nicht anbietet. Bei einer Färbung pro Tag und 22 Arbeitstagen sind das rund 5,5 Stunden im Monat, die kein Kunde buchen kann. Der umgekehrte Fehler ist schlimmer: Ist die Leistung im System kürzer, als sie tatsächlich dauert, wartet die nächste Kundin, und die Verspätung zieht sich durch den ganzen Nachmittag.
Doppelbuchungen
Doppelbuchungen drohen dort, wo Termine an mehreren Stellen notiert werden: im Terminbuch aus Papier, im Handy und in Instagram-Nachrichten. Ein Online-System verhindert das nur, wenn Sie wirklich alles darin eintragen, auch die Termine, die Sie am Telefon vereinbaren.
Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten und in der Mittagspause
Weiß das System nicht, dass Sie montags um 16:00 schließen oder zwischen 12 und 13 Uhr Mittagspause machen, bietet es Kunden auch diese Zeiten an. Dann müssen Sie anrufen, sich entschuldigen und einen Ersatztermin suchen. Jeder dieser Anrufe kostet Ihre Zeit und das Vertrauen des Kunden.
Kunden, die nicht kommen
Wer nicht erscheint und sich nicht meldet, zahlt nicht, und dabei hätte sein Termin an jemand anderen gehen können. Ein Teil dieser Ausfälle hat ganz alltägliche Gründe: Der Kunde hat den Termin vergessen, oder er wusste nicht, wie er ihn einfach absagen kann, und hat deshalb lieber gar nichts getan. Beides beeinflussen Sie mit der Einrichtung: mit einer Erinnerung und einer Absage per Link.
Kommunikation von Hand
Jede Nachricht „Haben Sie morgen noch etwas frei?“ und jeder Anruf wegen einer Verschiebung ist Arbeit, die die Inhaberin oder die Rezeption erledigt, statt sich um Kunden zu kümmern. Ein gut eingerichtetes System beantwortet viele dieser Fragen selbst, weil Kunden die tatsächlich freien Zeiten sehen.
Wichtig · Was bedeuten Lücken im Kalender für den Umsatz?
Dieser Leitfaden behandelt die Einrichtung. Wenn Sie ausrechnen möchten, was Ihnen eine Arbeitsstunde einbringt und welchen Teil der Kapazität Ihres Salons Sie ungenutzt lassen, lesen Sie das Praxis-Handbuch zur Rentabilität im Salon mit Rechner.
2.Behandlungsdauer: die Grundlage des ganzen Buchungssystems
Die Behandlungsdauer ist die Zahl, aus der das System alles andere berechnet: wann die nächste Buchung beginnen kann, wie viele Kunden an einem Tag Platz haben und wann ein Mitarbeiter Feierabend hat. Stimmt sie nicht, hilft keine andere Einstellung.
Zur Behandlungsdauer gehört alles, weswegen der nächste Kunde noch nicht drankommen kann:
- die eigentliche Behandlung: Schneiden, Auftragen, Massage,
- die Beratung zu Beginn, wenn Sie sie bei jedem Besuch machen,
- die Vorbereitung: Farbe anmischen, Werkzeug bereitlegen, die Liege neu beziehen,
- Aufräumen und Desinfektion nach dem Kunden, wenn das länger als ein paar Minuten dauert und Sie es nicht über eine Pufferzeit lösen (siehe das Kapitel zur Pufferzeit),
- Bezahlen und den nächsten Termin vereinbaren, wenn das bei Ihnen am Platz passiert und nicht an der Rezeption,
- Fotos vom Ergebnis, wenn Sie regelmäßig für Instagram oder Ihr Portfolio fotografieren.
Am zuverlässigsten ist es, zu messen. Notieren Sie eine Woche lang bei jeder Leistung die Zeit vom Eintreffen des Kunden bis zu dem Moment, in dem Sie den nächsten annehmen können. Tragen Sie ins System den typischen Wert ein, nicht den schnellsten.
Die Tabelle zeigt, wie eine nach Zeit gegliederte Preisliste aussehen kann. Die Zahlen sind Beispiele, weder Norm noch Durchschnitt. Ihre Werte hängen von Fachrichtung, Technik und Arbeitstempo ab.
| Dauer | Beispielleistung | Was meist dazugehört |
|---|---|---|
| 15 min | Augenbrauen formen, Pony schneiden | kurze Behandlung ohne Waschen |
| 20 min | Bart trimmen | Behandlung und kurzes Finish |
| 30 min | Herrenhaarschnitt | kurze Beratung, Schnitt, Bezahlen |
| 45 min | Maniküre ohne Lack | Arbeit und Aufräumen des Tischs |
| 60 min | Gelnägel auffüllen, klassische Massage | Arbeit und Vorbereitung von Liege oder Tisch |
| 90 min | Ansatzfarbe mit Föhnen | Anmischen, Einwirken, Waschen, Föhnen |
| 120 min | Strähnen, Wimpernverlängerung | lange Behandlung samt Vorbereitung |
Häufiger Fehler · Dauer nach dem Idealablauf
Wenn eine Färbung nur dann 90 Minuten dauert, wenn die Kundin pünktlich kommt und nichts dazwischenkommt, stellen Sie mehr ein. Eine kleine Verspätung verschwindet dann in der zeitlichen Reserve innerhalb der Dauer und verschiebt nicht den ganzen Nachmittag.
Wenn die Dauer vom Kunden abhängt
Ein Damenhaarschnitt dauert bei kurzen Haaren anders lange als bei hüftlangen. Statt einer Durchschnittsleistung legen Sie besser Varianten an (kurze, mittellange, lange Haare), jede mit eigener Dauer. Das Kapitel über Leistungsvarianten geht genauer darauf ein.
3.Behandlungsdauer ist nicht dasselbe wie das Buchungsintervall
Diese beiden Werte werden bei der Einrichtung des Kalenders leicht verwechselt. Buchungssysteme arbeiten mit zwei verschiedenen Zahlen:
- Die Behandlungsdauer sagt, wie lange eine Buchung den Mitarbeiter belegt.
- Das Buchungsintervall (der Takt) sagt, zu welchen Uhrzeiten Buchungen beginnen dürfen.
Ein Beispiel: Die Leistung dauert 30 Minuten, das Intervall beträgt 15 Minuten. Der Kunde sieht die Startzeiten 10:00, 10:15, 10:30, 10:45 und so weiter. Bucht jemand 10:00, ist der Mitarbeiter von 10:00 bis 10:30 belegt. Die Startzeit 10:15 bietet das System bei derselben Person nicht mehr an, weil sich die beiden Buchungen überschneiden würden. Die nächste freie Startzeit ist 10:30.
Behandlungsdauer und Buchungsintervall
Das Intervall ändert also nichts daran, wie viel Zeit eine Leistung braucht. Es bestimmt nur, wie dicht die angebotenen Startzeiten liegen, und damit auch, wie gut sich Leistungen unterschiedlicher Dauer in den Tag einfügen.
Formel · Wann die nächste Buchung beginnen kann
Frühester nächster Beginn = Beginn + Behandlungsdauer (+ Pufferzeit, falls eingestellt)
Frühestens zu diesem Zeitpunkt kann die nächste Buchung beim selben Mitarbeiter beginnen. Liegt dieser Zeitpunkt nicht auf dem Raster des Intervalls, beginnt sie erst zur nächsten angebotenen Startzeit.
Häufiger Fehler · Das Intervall als Abkürzung
Das Intervall für die Größe eines „Kästchens“ im Kalender halten und erwarten, dass eine 45-Minuten-Leistung in einen 30-Minuten-Takt passt. Die Leistung dauert weiterhin 45 Minuten, nur die Startzeiten liegen jetzt im Halbstundentakt. Beginnt die Leistung um 10:00, ist die nächste freie Startzeit erst 11:00. Nach jeder solchen Leistung bleiben also 15 Minuten übrig, die niemand bucht.
4.So wählen Sie das Buchungsintervall
Es gibt kein Intervall, das für alle passt. Es ist ein Kompromiss: Wie gut fügen sich Leistungen unterschiedlicher Dauer in den Tag, und wie übersichtlich ist die Auswahl an Uhrzeiten für den Kunden?
| Intervall | Wann es sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| 5 min | sehr kurze Leistungen, Termine eng aneinanderreihen | Kunden sehen eine lange Liste von Uhrzeiten, das wirkt unübersichtlich |
| 10 min | Leistungen mit 20, 40 oder 50 Minuten | weniger verbreitet, prüfen Sie, ob Ihr System das kann |
| 15 min | Mix aus Leistungen mit 15, 30, 45, 60 und 90 Minuten | passt gut zu einem gemischten Angebot von 15 bis 90 Minuten |
| 20 min | Leistungen mit 20, 40 und 60 Minuten | Leistungen mit 30 und 45 Minuten hinterlassen Lücken |
| 30 min | Leistungen mit 30, 60 und 90 Minuten | zwei 45-Minuten-Leistungen hintereinander hinterlassen eine Lücke von 15 Minuten |
| 60 min | lange Leistungen: Massagen, Tattoos | kurze Leistungen blockieren unnötig eine ganze Stunde |
Als Faustregel gilt: Wählen Sie das größte Intervall, durch das sich die Dauer Ihrer häufigsten Leistungen ohne Rest teilen lässt, und zwar einschließlich der Pufferzeit, falls Sie eine haben. Bieten Sie Leistungen mit 30, 45 und 60 Minuten ohne Pufferzeit an, sind das 15 Minuten. Haben Sie nur Leistungen mit 60 und 90 Minuten, reichen 30 Minuten.
Ausprobieren · Rechnen Sie nach
Schreiben Sie Ihre fünf häufigsten Leistungen mit ihrer Dauer einschließlich Pufferzeit auf. Suchen Sie die größte Zahl, durch die sich alle ohne Rest teilen lassen. Mit diesem Intervall entstehen keine Lücken durch das Intervall selbst, sofern auch der Beginn der Arbeitszeit und das Ende der Pause auf dem Raster liegen.
Wichtig · Prüfen Sie, was Ihr System tatsächlich macht
Bei manchen Buchungssystemen lässt sich das Intervall einstellen, andere bieten Uhrzeiten in einem festen Raster an, oft im 15-Minuten-Takt. Öffnen Sie nach einer Änderung Ihre Buchungsseite als Kunde und kontrollieren Sie, ob sich die angebotenen Zeiten wirklich geändert haben.
Ist das Raster fest, passen Sie statt des Intervalls die Dauer an: Runden Sie die Behandlungsdauer einschließlich Pufferzeit auf ein Vielfaches des Rasters. Zum Beispiel ergeben 20 Minuten Arbeit und 10 Minuten Aufräumen zusammen 30 Minuten, und eine Leistung von 40 Minuten stellen Sie auf 45 Minuten ein.
5.So richten Sie Öffnungs- und Arbeitszeiten richtig ein
Außerhalb der Zeiten, die Sie eintragen, bietet das System keinen Termin an. Deshalb gehören auch die Pausen hinein.
Ein typisches Beispiel ist die Mittagspause. Tragen Sie den Montag als 9:00–18:00 ein und „halten sich mittags einfach frei“, weiß das System nichts von der Pause und bietet Kunden die Zeit zwischen 12 und 13 Uhr an. Richtig ist, den Arbeitstag in zwei Zeitfenster zu teilen:
- 09:00–12:00
- 13:00–18:00
Arbeitstag mit Mittagspause
Das System bietet dann nur Startzeiten an, bei denen die ganze Leistung in ein Zeitfenster passt. Eine Leistung von 90 Minuten kann vormittags spätestens um 10:30 beginnen, damit sie um 12:00 endet. Nachmittags kann sie frühestens um 13:00 beginnen.
Häufiger Fehler · Mittagspause als tägliche Blockzeit
Die Mittagspause so lösen, dass Sie jeden Tag von Hand eine Stunde im Kalender blockieren. Das funktioniert, bis Sie es einmal vergessen. Eine regelmäßige Pause gehört in die Arbeitszeit, Blockzeiten sind für einmalige Dinge da.
Die Pause als Pflicht des Arbeitgebers
Wenn Sie Angestellte haben, ist die Pause eine Pflicht. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Art des Arbeitsverhältnisses. In der EU haben Arbeitnehmer nach der Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG, Art. 4) Anspruch auf eine Ruhepause, wenn der Arbeitstag länger als sechs Stunden ist; Dauer und Bedingungen legen Tarifverträge oder das nationale Recht fest. In Tschechien zum Beispiel schreibt § 88 des Arbeitsgesetzbuchs eine Pause von mindestens 30 Minuten spätestens nach 6 Stunden ununterbrochener Arbeit vor (bei Jugendlichen nach 4,5 Stunden). Prüfen Sie, welche Regel für Ihren Salon gilt. Eines gilt überall: Eine Pause, die nicht im Dienstplan steht, vergibt das System an Kunden.
Unterschiedliche Öffnungszeiten an verschiedenen Tagen
Haben Sie an verschiedenen Tagen unterschiedliche Zeiten, tragen Sie jeden Tag einzeln ein, auch die Tage, an denen geschlossen ist. Öffnen Sie nur jeden zweiten Samstag, tragen Sie den Samstag in die normale Woche ein und legen Sie die Samstage, an denen Sie geschlossen haben, als Schließtage an, und zwar für den gesamten Zeitraum, in dem Kunden im Voraus buchen können (siehe das Kapitel über Feiertage und Ausnahmen).
6.Öffnungszeiten des Salons vs. Arbeitszeiten der Mitarbeiter
Sobald mehr als eine Person im Salon arbeitet, gibt es zwei Zeitpläne: die Öffnungszeiten des Salons und die Arbeitszeit des einzelnen Mitarbeiters. Kunden sollten nur die Zeit sehen, in der beides gilt, also die Schnittmenge.
Beispiel A. Der Salon hat 10–18 geöffnet, die Friseurin arbeitet 12–17. Bei ihr kann man nur 12–17 buchen.
Beispiel B. Der Salon hat 10–18 geöffnet, im Dienstplan der Friseurin steht aber noch 8–20, etwa nach einer Schichtänderung. Kunden sollten bei ihr nur 10–18 buchen können, denn außerhalb der Öffnungszeiten ist der Salon geschlossen.
Öffnungszeiten des Salons und Dienstplan des Mitarbeiters
| Salon | Mitarbeiter | Was der Kunde sehen sollte |
|---|---|---|
| 10–18 | 12–17 | 12–17 |
| 10–18 | 08–20 | 10–18 |
| 10–18 | 09–13 | 10–13 |
| geschlossen | 10–16 | nichts |
Wichtig · Nicht jedes System berechnet die Schnittmenge
Manche Systeme verwenden die Öffnungszeiten des Salons nur als Voreinstellung. Sobald ein Mitarbeiter einen eigenen Dienstplan hat, übernehmen sie ihn unverändert. Das lässt sich leicht prüfen: Geben Sie einem Mitarbeiter einen Dienstplan, der über die Öffnungszeiten hinausgeht, und versuchen Sie als Kunde, eine Zeit außerhalb davon zu buchen. Klappt das, halten Sie die Dienstpläne der Mitarbeiter innerhalb der Öffnungszeiten.
Tragen Sie in den Dienstplan eines Mitarbeiters nur die Zeit ein, in der er wirklich Kunden bedient. Salonvorbereitung, Warenannahme oder Büroarbeit gehören nicht hinein; wenn nötig, blockieren Sie diese Zeit (siehe nächstes Kapitel). Wie Sie Dienstpläne übersichtlich führen, zeigt die Seite zur Personalverwaltung.
7.Pausen und Blockzeiten
Neben der regulären Arbeitszeit müssen Sie bestimmte Zeiten aus dem Kalender herausnehmen können. Nicht jede dieser Situationen löst man aber auf die gleiche Weise.
| Situation | Lösung | Warum |
|---|---|---|
| Regelmäßige Mittagspause | geteilte Arbeitszeit | wiederholt sich jeden Tag |
| Kurze Pause nach jedem Kunden | Pufferzeit | gehört zu jeder Buchung |
| Privater Termin, etwa beim Arzt | einmalige Blockzeit | betrifft einen einzigen Tag |
| Schulung | Blockzeit für den ganzen Tag oder einen Teil davon | das Datum steht vorher fest |
| Grundreinigung, Hygienemaßnahmen | Blockzeit | einmalig oder gelegentlich |
| Büroarbeit, Bestellungen | Blockzeit in einer ruhigen Zeit | damit Kunden sie nicht belegen |
Blockzeit vs. Pufferzeit
Eine Blockzeit ist ein bestimmter Abschnitt im Kalender: „Am Donnerstag von 14:00 bis 15:30 bin ich nicht verfügbar.“ Eine Pufferzeit ist eine Reserve, die das System automatisch an jede Buchung anhängt. Das Aufräumen nach jeder Kundin regeln Sie mit einer Pufferzeit, oder Sie rechnen es in die Behandlungsdauer ein. Die Schulung am Donnerstag ist eine Blockzeit.
Beispiel · Schulung am Mittwochnachmittag
Eine Kosmetikerin hat am Mittwoch von 14:00 bis 17:00 eine Schulung. Sie blockiert diesen Abschnitt, sobald sie den Termin kennt. Arbeitet sie bis 17:00, sehen Kunden an diesem Tag freie Zeiten nur bis 14:00, und niemand muss umgebucht werden.
Blockieren Sie frühzeitig. Eine Blockzeit, die Sie erst am Vortag eintragen, hilft nicht, wenn für diese Zeit schon jemand gebucht hat.
8.Pufferzeit zwischen Terminen
Die Pufferzeit ist Zeit, die das System an eine Buchung anhängt (oder ihr voranstellt), damit der Mitarbeiter Luft für Aufräumen, Desinfektion, Vorbereitung oder eine kurze Verschnaufpause hat. Kunden sehen sie nicht als Teil der Leistung, das System zählt sie aber als belegte Zeit.
Formel · So funktioniert die Pufferzeit
Belegte Zeit = Behandlungsdauer + Pufferzeit
Eine Leistung von 45 Minuten mit 10 Minuten Pufferzeit belegt den Mitarbeiter 55 Minuten lang. Eine Buchung um 10:00 endet um 10:45, der nächste Kunde kann frühestens um 10:55 kommen. Bei einem Intervall von 15 Minuten ist die nächste angebotene Startzeit 11:00.
Wann eine Pufferzeit sinnvoll ist:
- nach Leistungen, bei denen Wäsche gewechselt, Werkzeug desinfiziert oder gelüftet werden muss (Massagen, Kosmetik, Tattoos),
- bei Leistungen, die sich oft in die Länge ziehen,
- wenn Sie zwischen zwei Kunden etwas Zeit für den Eintrag in die Kundenkartei brauchen.
Wann Sie keine brauchen:
- wenn das Aufräumen schon in der Behandlungsdauer steckt, denn dann würden Sie es doppelt zählen,
- bei kurzen Leistungen, die rasch aufeinander folgen und bei denen ein Puffer nur die Zahl der Kunden pro Tag senken würde.
Häufiger Fehler · Aufräumen doppelt gezählt
Einmal in der Behandlungsdauer und noch einmal in der Pufferzeit. Entscheiden Sie sich für eine Stelle. Unterscheidet sich das Aufräumen je nach Leistung, gehört es eher in die Dauer der jeweiligen Leistung. Eine einheitliche Pufferzeit passt dort, wo das Aufräumen bei allen Leistungen gleich lange dauert.
Wichtig · Prüfen Sie, was Ihr System bei der Pufferzeit kann
Manche Systeme kennen nur eine Pufferzeit für den ganzen Salon, andere eine Einstellung für jede Leistung einzeln oder getrennt davor und danach. Kann Ihr System nur eine gemeinsame Pufferzeit und unterscheiden sich Ihre Leistungen, rechnen Sie den Unterschied in die Behandlungsdauer ein.
Ausführlichere Regeln finden Sie im Artikel Pausen und Buchungsregeln richtig einstellen.
9.Feiertage, Urlaub und abweichende Arbeitszeiten
Ausnahmen von der normalen Woche führen leicht zu Buchungen, die Sie später absagen müssen. Unterscheiden Sie vier Situationen:
| Situation | Was Sie einstellen | Wann |
|---|---|---|
| Gesetzlicher Feiertag, an dem Sie geschlossen haben | geschlossener Tag für den ganzen Salon | am besten zu Jahresbeginn |
| Urlaub eines Mitarbeiters | frei im Dienstplan dieser Person | sobald Sie ihn genehmigt haben |
| Verkürzter Tag (etwa Heiligabend) | abweichende Arbeitszeit für ein bestimmtes Datum | einige Wochen vorher |
| Krankheit | einmalige Blockzeit und Kontakt zu den Kunden | sobald Sie davon wissen |
Checkliste · Zu Beginn jedes Jahres
- Tragen Sie die gesetzlichen Feiertage ein, an denen Sie geschlossen haben.
- Notieren Sie bekannte Urlaube und Schulungen.
- Gehen Sie die Tage mit verkürzter oder verlängerter Arbeitszeit durch: Weihnachten, Ostern, die Tage vor Feiertagen.
- Prüfen Sie, wie weit im Voraus Kunden buchen können. Sind es drei Monate, müssen Ausnahmen mindestens drei Monate im Voraus eingetragen sein.
Krankheit
Bei Krankheit lässt sich nichts im Voraus einstellen. Wichtig ist, schnell zu handeln: die Tage im Kalender blockieren, damit keine neuen Buchungen dazukommen, und die Kunden kontaktieren, die schon einen Termin haben. Es hilft, wenn das System eine Buchung so verschieben kann, dass der Kunde eine Benachrichtigung mit der neuen Uhrzeit erhält.
Wichtig · Andere Zeiten für einen einzelnen Tag
Nicht jedes System kann eine abweichende Arbeitszeit nur für ein bestimmtes Datum festlegen. Kann Ihres das nicht, lösen Sie den verkürzten Tag mit einer Blockzeit für einen Teil des Tages, und zwar bei jedem Mitarbeiter.
10.Ein Mitarbeiter, mehrere Mitarbeiter und „nächster freier Mitarbeiter“
Sobald im Salon mehrere Personen arbeiten, müssen Sie entscheiden, ob Kunden einen bestimmten Mitarbeiter wählen oder nur Leistung und Uhrzeit.
- Bestimmter Mitarbeiter. Der Kunde wählt, zu wem er geht. Das passt dort, wo Kunden ihre Lieblingsfriseurin haben oder wo sich die Mitarbeiter in Erfahrung oder Preis unterscheiden.
- Nächster freier Mitarbeiter. Der Kunde wählt nur die Uhrzeit, und das System teilt ihm einen freien Mitarbeiter zu, der diese Leistung anbietet. So sieht der Kunde die meisten freien Zeiten.
- Kapazität. Bei manchen Leistungen kommt es nicht auf die Person an, sondern auf die Zahl der Plätze, etwa zwei Pediküre-Stühle. Dann geht es darum, wie viele Buchungen gleichzeitig stattfinden dürfen.
Die ersten beiden Möglichkeiten lassen sich kombinieren: Sie bieten die Wahl des Mitarbeiters an und daneben die Option „nächster freier Mitarbeiter“ für Kunden, denen es egal ist, wer sie bedient.
Häufiger Fehler · Leistung bei jemandem, der sie nicht macht
Ist eine Leistung einer Person zugeordnet, die sie gar nicht ausführt, bietet das System sie bei der Option „nächster freier Mitarbeiter“ auch in deren freier Zeit an. Ordnen Sie jeder Leistung nur die Personen zu, die sie wirklich ausführen.
Ausprobieren · Probieren Sie es aus
Öffnen Sie die Buchungsseite und wählen Sie die anspruchsvollste Leistung. Erscheinen nur Mitarbeiter, die sie beherrschen? Und werden bei „nächster freier Mitarbeiter“ nur Zeiten angeboten, in denen jemand frei ist, der sie macht?
11.Mehrere Filialen
Mit jedem weiteren Standort vervielfacht sich die Einrichtung. Jede Filiale kann haben:
- andere Öffnungszeiten und andere Schließtage,
- andere Mitarbeiter oder dieselben Mitarbeiter an anderen Tagen,
- ein anderes Leistungsangebot und andere Preise.
Das Hauptrisiko: Ein Kunde bucht die richtige Leistung in der falschen Filiale. Die Wahl der Filiale sollte deshalb der erste Schritt der Buchung sein, und Name und Adresse der Filiale gehören in die Bestätigung und in die Erinnerung.
Beispiel · Ein Mitarbeiter in zwei Filialen
Ein Friseur arbeitet montags und mittwochs in der Filiale Zentrum, dienstags und donnerstags in der Filiale Nord. Sein Dienstplan muss für jede Filiale getrennt eingetragen sein, sonst bietet ihn das System an beiden Orten gleichzeitig an.
Checkliste · Kontrolle bei mehreren Filialen
- Hat jede Filiale eigene Öffnungszeiten und eigene Schließtage?
- Ist bei jedem Mitarbeiter klar, wann er in welcher Filiale arbeitet?
- Bietet jede Filiale nur Leistungen an, die dort wirklich gemacht werden?
- Sieht der Kunde Name und Adresse der Filiale in der Bestätigung?
Wie Sie die Schichten mehrerer Personen an mehreren Standorten planen, beschreibt der Artikel Buchungssystem für mehrere Mitarbeiter und Filialen. Einen Überblick über die Funktionen finden Sie auf der Seite Mehrere Filialen verwalten.
12.Leistungsvarianten
Eine Variante ist eine Version derselben Leistung, die sich in Dauer und Preis unterscheidet. Ein typisches Beispiel aus dem Friseursalon (die Preise dienen nur zur Veranschaulichung):
| Variante | Dauer | Preis |
|---|---|---|
| Schnitt | 30 min | 18 € |
| Schnitt + Waschen | 45 min | 22 € |
| Schnitt + Waschen + Föhnen | 60 min | 28 € |
Jede Variante braucht eine eigene Dauer und einen eigenen Preis. Haben alle Varianten dieselbe Dauer, blockieren Sie entweder unnötig lange und verlieren Platz für weitere Kunden, oder Sie kommen mit der Zeit nicht hin.
Varianten helfen auch dem Kunden. Er muss nicht anrufen und fragen, was ein Schnitt mit Föhnen kostet, und Sie müssen nicht erst bei seinem Eintreffen klären, dass er etwas anderes gebucht hat, als er eigentlich wollte.
Häufiger Fehler · Aufpreis nur in der Beschreibung
In die Beschreibung der Leistung „mit Föhnen +6 €“ schreiben, statt eine eigene Variante anzulegen. Der Kunde erfährt zwar den Preis, aber die Dauer im Kalender bleibt gleich, und das Föhnen passt nicht mehr hinein.
Ausprobieren · Probieren Sie es aus
Versuchen Sie nach dem Einrichten der Varianten, die längste Variante ans Ende des Tages zu buchen. Das System darf keine Startzeit anbieten, nach der die Leistung erst nach Ladenschluss endet.
Wie Varianten und Behandlungsdauern im Friseursalon in der Praxis aussehen, zeigt die Seite Buchungssystem für Friseure.
13.Termine verschieben
Einen Termin zu verschieben ist Alltag. Der Kunde meldet sich, weil er es nicht schafft, oder Sie selbst müssen den Termin verlegen. Wichtig ist, dass die verschobene Buchung ihre tatsächliche Dauer behält.
Warum das wichtig ist: Eine Kundin hat Färben mit Föhnen für 90 Minuten gebucht und verschiebt den Termin auf einen anderen Tag. Würde das System beim Verschieben mit der Grunddauer der Leistung rechnen, etwa 60 Minuten, blockierte die neue Buchung nur eine Stunde. Die übrige halbe Stunde könnte jemand anderes buchen.
Eine korrekte Verschiebung:
- behält Dauer und Variante, die der Kunde ursprünglich gewählt hat,
- prüft, ob zur neuen Zeit für die gesamte Dauer frei ist,
- berücksichtigt Arbeitszeit, Pausen, Blockzeiten und Pufferzeit,
- schickt dem Kunden eine Benachrichtigung mit der neuen Uhrzeit.
In YourSalon behält eine verschobene Buchung ihre ursprüngliche Dauer, ganz gleich, ob der Kunde sie über den Link in der E-Mail verschiebt oder Sie sie im Kalender per Drag-and-drop verlegen.
Verschieben durch den Kunden online
Kann der Kunde den Termin selbst verschieben, muss er nicht anrufen, und Sie müssen keinen Ersatztermin suchen. Legen Sie fest, bis wann das möglich ist (zum Beispiel bis 24 Stunden vorher), damit sich der frei gewordene Termin noch vergeben lässt. Mehr dazu im Artikel Termine von Kunden selbst verschieben lassen.
14.Stornoregeln und No-Shows
Nicht erschienene Kunden (No-Shows) lassen sich nie ganz vermeiden. Sie lassen sich aber verringern, wenn Sie ihre alltäglichen Ursachen beseitigen: Der Kunde hat den Termin vergessen, oder er wusste nicht, wie er ihn absagen kann.
Ein sinnvolles Vorgehen hat vier Stufen. Beginnen Sie mit der ersten und nehmen Sie weitere nur hinzu, wenn die vorherige nicht ausreicht:
- Erinnerung. E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung einen Tag oder einige Stunden vor dem Termin.
- Einfache Absage. In der Bestätigung und in der Erinnerung steht ein Link, mit dem der Kunde ohne Anruf absagen kann.
- Online verschieben. Wer nicht kann, wählt gleich einen anderen Termin, statt einfach nicht zu kommen.
- Anzahlung oder Vorauszahlung, aber nur dort, wo es sinnvoll ist: lange und teure Leistungen, Neukunden, wiederholte No-Shows.
Zu keiner dieser Stufen haben wir belastbare Daten direkt aus Salons. Am besten untersucht sind Erinnerungen im Gesundheitswesen: Eine Cochrane-Übersichtsarbeit über acht randomisierte Studien (2013) kam zu dem Ergebnis, dass SMS-Erinnerungen im Vergleich zu keiner Erinnerung dazu führen, dass mehr Termine wahrgenommen werden; die Autoren bewerten die Evidenz als niedrig bis mittel. Die Übersicht betrifft SMS, über Erinnerungen per E-Mail sagt sie nichts aus. Ein Salon ist keine Arztpraxis. Den tatsächlichen Effekt zeigt Ihnen deshalb erst der Vergleich Ihrer eigenen Zahlen vor und nach der Einführung von Erinnerungen.
So formulieren Sie Stornoregeln
Stornoregeln sollen kurz und verständlich sein und vor dem Absenden der Buchung sichtbar sein, nicht erst in der Bestätigung. Gute Regeln beantworten drei Fragen:
- Bis wann kann der Kunde kostenlos absagen oder verschieben?
- Was passiert bei später Absage oder Nichterscheinen?
- Wie sagt man ab? Per Link, nicht mit dem Satz „Rufen Sie uns an“.
Beispiel · Beispielformulierung
„Sie können Ihren Termin bis spätestens 24 Stunden vorher kostenlos über den Link in der Bestätigungs-E-Mail absagen oder verschieben. Wenn Sie ohne Absage nicht erscheinen, bitten wir Sie bei der nächsten Buchung um eine Anzahlung.“
Wichtig · Die rechtliche Seite
Stornogebühren und Anzahlungen sind Vereinbarungen mit Verbrauchern. Ihre Höhe, die Art, wie der Kunde ihnen zustimmt, und die Rückerstattung regelt das Verbraucherrecht Ihres Landes. Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie Stornogebühren berechnen möchten, lassen Sie den Wortlaut prüfen.
Weiterführende Artikel: faire Stornoregeln formulieren, No-Shows reduzieren und Anzahlungen und Vorauszahlung bei der Buchung. Was Sie Terminausfälle kosten, berechnet der No-Show-Rechner.
15.Wo Kunden buchen sollten
Ein Buchungssystem funktioniert nur, wenn Kunden es finden. Am besten wirkt ein einziger Buchungslink, den Sie überall dort platzieren, wo man nach Ihnen sucht:
| Kanal | Wohin der Link gehört | Woran Sie denken sollten |
|---|---|---|
| Website | Button „Termin buchen“ im Kopfbereich und bei der Preisliste | auch auf dem Handy ohne Scrollen sichtbar |
| Link in der Bio, Link-Sticker in Stories | überall derselbe Link, nicht zwei verschiedene | |
| Google-Unternehmensprofil | Buchungslink oder Link zur Website | prüfen, ob er zur Buchung führt und nicht nur zur Startseite |
| QR-Code | Rezeption, Visitenkarten, Spiegel am Platz | der Kunde bucht den nächsten Termin gleich beim Bezahlen |
| Direktlink | SMS, WhatsApp, E-Mail | für Stammkunden, die schnell buchen möchten |
In YourSalon hat jeder Salon einen eigenen Buchungslink und einen QR-Code, den Sie zum Ausdrucken herunterladen können. Wie das Ganze funktioniert, zeigt die Seite Buchungssystem für Salons.
Häufiger Fehler · Zwei Wege zu einem Kalender
Auf der Website ein anderes System als auf Instagram nutzen, oder auf Instagram „Schreiben Sie uns eine Nachricht“ stehen lassen. Dann werden Termine an zwei Stellen vereinbart, und die nächste Doppelbuchung ist nur eine Frage der Zeit.
Weiterführende Artikel: Google-Unternehmensprofil für Salons, Terminbuchung über Instagram und Terminbuchung per QR-Code.
16.So prüfen Sie, ob Ihr Buchungssystem richtig funktioniert
Ob die Einrichtung funktioniert, sehen Sie nur aus Kundensicht. Machen Sie diesen Test nach der ersten Einrichtung und danach nach jeder größeren Änderung: neue Leistung, neuer Mitarbeiter, andere Arbeitszeiten.
Der Weg des Kunden bei der Buchung
- Wählen Sie eine Leistung als Kunde, im privaten Fenster des Browsers.
- Prüfen Sie Dauer und Preis. Stimmen sie mit der Preisliste überein?
- Wählen Sie einen Mitarbeiter oder die Option „nächster freier Mitarbeiter“. Werden nur Personen angeboten, die die Leistung ausführen?
- Gehen Sie die angebotenen Zeiten durch. Sind Zeiten in der Mittagspause, außerhalb der Öffnungszeiten oder in einer Blockzeit dabei? Passt die ganze Leistung vor Ladenschluss?
- Machen Sie eine Testbuchung mit einem Namen und einer E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben.
- Prüfen Sie, ob die Zeit verschwunden ist. Öffnen Sie die Buchungsseite erneut: Die belegte Zeit darf nicht mehr angeboten werden.
- Verschieben Sie die Buchung über den Link in der Bestätigung. Ist die Dauer gleich geblieben? Kam eine Benachrichtigung?
- Sagen Sie die Buchung ab. Ist die Zeit wieder frei? Haben Sie eine Nachricht darüber bekommen?
- Testen Sie einen Ausnahmetag: Feiertag, Urlaub oder verkürzten Tag. Wird dort nichts zusätzlich angeboten?
- Gehen Sie alles auf dem Handy durch. Wer über Instagram kommt, öffnet die Buchung auf dem Handy. Sie muss sich ohne Zoomen und ohne Suchen nach Buttons abschließen lassen.
Ausprobieren · Tipp
Nennen Sie die Testbuchung zum Beispiel „TEST – nicht bearbeiten“, damit sie im Kalender niemand ernst nimmt, und sagen Sie sie nach dem Test wieder ab.
Weitere typische Fehler fasst der Artikel häufige Fehler beim Einrichten der Terminbuchung zusammen.
17.Abschlusstest: Ist Ihr Kalender richtig eingerichtet?
Beantworten Sie 15 Fragen. Der Test läuft nur in Ihrem Browser, die Antworten werden nirgendwohin gesendet und nicht gespeichert. Das Ergebnis zeigt, was Sie gut eingerichtet haben und worum Sie sich zuerst kümmern sollten.
Ist Ihr Buchungskalender richtig eingerichtet?
Wählen Sie bei jeder Frage die Antwort, die Ihre Einstellungen am besten beschreibt. Betrifft eine Frage Ihren Salon nicht (zum Beispiel, weil Sie allein arbeiten), wählen Sie „Betrifft mich nicht“.
Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser und werden weder gesendet noch gespeichert.
0 von 15 beantwortet
Das Ergebnis erscheint, sobald Sie alle Fragen beantwortet haben.
Checkliste vor dem Start
Checkliste · Bevor Sie den Buchungslink an Kunden schicken
- Jede Leistung hat eine Dauer, die der tatsächlichen Zeit entspricht, einschließlich Vorbereitung.
- Das Intervall der angebotenen Uhrzeiten passt zur Dauer Ihrer Leistungen.
- Ein Arbeitstag mit Pause ist in mehrere Zeitfenster geteilt.
- Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Dienstplan innerhalb der Öffnungszeiten.
- Das Aufräumen ist genau einmal berücksichtigt: in der Behandlungsdauer oder als Pufferzeit. Einmalige Dinge regeln Blockzeiten.
- Feiertage, Urlaub und Ausnahmen sind mindestens für den Zeitraum eingetragen, für den im Voraus gebucht werden kann.
- Leistungen sind nur den Mitarbeitern zugeordnet, die sie ausführen.
- Jede Filiale hat eigene Zeiten, Mitarbeiter und Leistungen.
- Varianten haben eine eigene Dauer und einen eigenen Preis.
- Beim Verschieben bleibt die Dauer der Buchung erhalten.
- Kunden können Termine online absagen und verschieben.
- Die Stornoregeln sind vor der Buchung sichtbar.
- Kunden erhalten eine Erinnerung.
- Der Buchungslink steht auf der Website, auf Instagram, im Google-Unternehmensprofil und auf dem QR-Code.
- Sie haben die Testbuchung auf dem Handy durchgespielt, einschließlich Verschieben und Absagen.
Häufige Fragen
Welches Buchungsintervall ist das beste?
Ein allgemein bestes gibt es nicht. Wählen Sie das größte Intervall, durch das sich die Dauer Ihrer häufigsten Leistungen einschließlich Pufferzeit ohne Rest teilen lässt. Bei einem Mix aus Leistungen mit 30, 45 und 60 Minuten sind das 15 Minuten, bei Leistungen mit 60 und 90 Minuten 30 Minuten.
Gehört das Aufräumen in die Behandlungsdauer?
Ja, wenn Sie nach jedem Kunden aufräumen und das länger als ein paar Minuten dauert. Rechnen Sie es entweder in die Behandlungsdauer ein oder hinterlegen Sie es als Pufferzeit, aber nicht an beiden Stellen.
Wie richte ich die Mittagspause ein, damit Kunden sie nicht buchen können?
Teilen Sie den Arbeitstag in zwei Zeitfenster, zum Beispiel 9:00–12:00 und 13:00–18:00. Das System bietet dann keine Startzeit an, nach der eine Leistung in die Pause hineinreichen würde.
Was, wenn ein Mitarbeiter länger arbeitet, als der Salon geöffnet hat?
Prüfen Sie, ob Ihr System die Schnittmenge aus Öffnungszeiten und Dienstplan berechnet. Wenn nicht, tragen Sie in den Dienstplan des Mitarbeiters nur die Zeit ein, in der der Salon geöffnet ist, und lassen Sie Vorbereitung oder Aufräumen außerhalb der Öffnungszeiten weg.
Braucht ein Salon Stornogebühren?
Nein. Bevor Sie Gebühren einführen, probieren Sie Erinnerungen und die Absage per Link aus und vergleichen Sie die Zahl der No-Shows vorher und nachher. Eine Gebühr oder Anzahlung sollten Sie erst bei langen und teuren Leistungen oder bei wiederholtem Nichterscheinen in Betracht ziehen, immer mit klaren Regeln und im Einklang mit dem Verbraucherrecht.
Wie oft sollte ich die Einstellungen prüfen?
Nach jeder größeren Änderung (neue Leistung, neuer Mitarbeiter, andere Arbeitszeiten) und sonst einmal im Quartal mit einer Testbuchung als Kunde. Zu Jahresbeginn tragen Sie die Feiertage und bekannte Urlaube ein.
Quellen und Methodik
So ist dieser Leitfaden entstanden
Diesen Leitfaden hat die YourSalon-Redaktion erstellt. Er beruht darauf, wie Buchungssysteme freie Termine berechnen (Behandlungsdauer, Intervall, Arbeitszeit, Pufferzeit, Blockzeiten), und auf typischen Situationen aus dem Salonalltag. Zeiten und Preise in den Tabellen sind Beispiele zur Veranschaulichung, keine Durchschnittswerte und keine Empfehlungen. Statistische Aussagen enthält der Text nicht, mit Ausnahme der Studie zu Erinnerungen, die wir mit Quelle anführen und mit dem Hinweis, dass sie aus dem Gesundheitswesen stammt. Rechtliche Hinweise sind Beispiele und ersetzen keine Rechtsberatung. Wo sich das Verhalten je nach Buchungssystem unterscheidet, sagen wir, was Sie prüfen sollten. YourSalon-Funktionen erwähnen wir nur dort, wo wir sie in der aktuellen Produktversion überprüft haben.
- Richtlinie 2003/88/EG über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung, Artikel 4 (EUR-Lex)Anspruch auf eine Ruhepause, wenn der Arbeitstag länger als sechs Stunden ist; Dauer und Bedingungen legen Tarifverträge oder das nationale Recht fest. Grundlage für den Abschnitt über Pausen im Kapitel zu Öffnungs- und Arbeitszeiten.
- MPSV: Přestávka v práci a bezpečnostní přestávka (§ 88 a 89 zákoníku práce), Průvodce pracovněprávní problematikouErläuterung des tschechischen Ministeriums für Arbeit und Soziales zur Pause nach § 88 des Arbeitsgesetzbuchs. Beleg für das tschechische Beispiel im Kapitel zu Öffnungs- und Arbeitszeiten.
- Gurol-Urganci I. et al.: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments. Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013, CD007458Wirkung von SMS-Erinnerungen darauf, ob Termine wahrgenommen werden. Die Daten stammen aus dem Gesundheitswesen, nicht aus Salons.